Все по-взрослому
Как вдвоем организовать событие на 100 человек. Нужно уметь привлечь профессионалов и правильно выбрать место.
Повод: вручение дипломов выпускникам Академии Коммуникаций Wordshop.
Гости: выпускники Академии Коммуникаций Wordshop
Организатор: продюсеры Академии Коммуникаций Wordshop.
Пространство: Лофт в бизнес-центре
Наши требования к пространству для проведения мероприятия были самые что ни на есть обычные. Нам было нужно комфортно разместить от 70 до 100 человек. Помещение должно было быть стильным и опрятным. Географически искали в пределах третьего транспортного кольца. Мечтали о помещении со своим звуковым оборудованием и хотя бы минимальным набором посуды для фуршета. Звезды сошлись на этом лофте.
200 шаров
Интерьер лофта предельно прост. Выполненный в ярких цветах, он предполагает какое-то дополнительное оформление. И это точно не живые цветы и дорогой текстиль в данном случае. Сюда бы идеально вписались hand-made украшения из крафтовой бумаги. Что-то в стиле вечеринки из пионерского лагеря. Мы же остановились на воздушных шарах с длинными лентами под потолок. У нас их было порядка 200, и этого было вполне достаточно, чтобы создать праздничную атмосферу.
Красиво и вдохновляюще
На «велкоме» гостей встречала музыка, фотофильм с картинками участников мероприятия и наши партнеры, компания Red Bull, угощавшая всех входящих своим энергетическим напитком. Во время официальной части директор Академии Коммуникаций Wordshop совместно с кураторами факультетов вручила всем выпускникам дипломы и поздравила с окончанием обучения. После - неофициальная часть: торжественные поздравления под брызги шампанского, фуршет и неформальное общение под приятную музыку приглашенного dj. Как ни странно, большую часть времени гости провели во внутреннем дворике под звездным небом. Он покорил своим уютом и атмосферностью, пожалуй, всех. Воздушные шары из-под потолка под конец вечера радостно взмыли ввысь вместе с самыми сокровенными желаниями молодых копирайтеров, арт-директоров, айдентов, стратегов, медиапланеров, pr-директоров, продюсеров, режиссеров и сценаристов. Было красиво и вдохновляюще.
Море шампанского
Учитывая опыт организации мероприятий, мы не приглашали кейтеринговую службу по организации фуршета «под ключ». Мы заказали горячие и холодные закуски у проверенных партнеров и организовали работу двух официантов, которые прекрасно справились со своей задачей. В меню были тарталетки, канапе и другие разнообразные закуски от kostis.ru; на горячее нами любимые perepechki.com привезли наборы одноименного фирменного блюда удмуртской кухни. Из напитков был стандартный набор безалкогольных напитков, чай, кофе и море шампанского. Также был накрыт легкий стол со сладким.
Привлечь профессионалов
По сути, в организации мероприятия участвовало два человека. В день самого праздника были привлечены помощники по координации на месте. Также был ведущий, dj, два фотографа, оператор и два официанта для организации фуршета.
Пропускная карточная система на территорию бизнес-центра – наша главная и, пожалуй, единственная сложность в проведении мероприятия. О том, что пропуск будет осуществляться только по картам, мы узнали на месте. Пришлось оперативно выделять дополнительного координатора, который на момент прихода гостей провожал их от охраны до самого лофта через двери, открывающиеся при помощи карты. А в целом, хотим поблагодарить администрацию лофта за помощь в организации праздника, за отзывчивость и радушный прием!